Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue on lain 5 §:ssä tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on lain 28 §:n mukaisesti ylläpitää kuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristä asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.
Julkisuuslain (621/1999) 9 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakirjat ovat julkisia, ellei asiakirjan salassapidolle ole erikseen julkisuuslaista tai muusta laista tulevaa perustetta. Asianosaisella on oikeus saada tietoa salassa pidettävistä asiakirjoista lainsäädännön puitteissa.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää kuvauksen hyvinvointialueen tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoituksena on avustaa asiakkaita ja kansalaisia tietopyynnön tekemisessä, tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle. Lisäksi kuvaus palvelee hallinnon avoimuutta esittämällä, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessä asioita.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tekemisessä on hyödynnetty valtiovarainministeriön suositusta asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta (VM 2020:22).
Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpidosta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella vastaa tiedonhallinta- ja arkistopäällikkö (ALUEH § 376, 28.8.2023, Tiedonhallinnan vastuut -määräyksen mukaisesti. Määräys toimii toimintasäännön täydentävänä dokumenttina).
Tietovarannot ja asiarekisteri
Tietovarannolla tarkoitetaan tässä yhteydessä HYVAEP:n tehtävien hoidossa, tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Tietovarantoa voidaan käsitellä tietojärjestelmän avulla tai manuaalisesti. (Tiedonhallintalaki 2 § 6 k)
Asiarekisterillä tarkoitetaan tässä yhteydessä loogista rekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyn metatiedot riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne muodostuvat. (Tiedonhallintalaki 25 – 26 §).
Hallinnon ja johtamisen tietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen hallinnon ja johtamisen tietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena hyvinvointialueen toiminnan johtaminen, hallinto ja päätöksenteko.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat hallinnon ja johtamisen tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta:
Hallintoasioiden tiedot, toimielinten ja työryhmien työskentelyn ja päätöksenteon tiedot, toiminnan strategia-, suunnittelu- ja seurantatiedot, hyvinvointialueen johtamisen tiedot, muutoksenhakujen ja kanteluiden tiedot, vahingonkorvausasioiden tiedot, virka-apupyyntöjen tiedot, tieto- ja tarkastuspyyntöjen tiedot, valvonta-, tarkastus- ja riskienhallintatiedot, konserni- ja omistajaohjauksen tiedot sekä asiakaspalautteiden tiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon.
Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa hallinto- ja strategiapalveluiden toimialuejohtaja Tommi Niemi, sähköposti tommi.niemi(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tietoaineistoista osa on saatavilla julkisesti. Avoimesti saatavilla olevia tietoja, kuten toimielinten esityslistoja ja pöytäkirjoja, viranhaltijapäätöksiä ja luottamushenkilöiden tietoja, on mahdollista tarkastella julkaisujärjestelmässä. (Avautuu uuteen välilehteen)
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella hallinnon ja johtamisen tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Asianhallinnan järjestelmä, raportoinnin ja tilastoinnin järjestelmä, tietovarasto ja -allasratkaisu ja asiakaspalautejärjestelmä.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella hallinnon ja johtamisen tietoaineistoista voidaan hakea tietoja mm. seuraavilla hakutekijöillä:
Esityslista, pöytäkirja, viranhaltijapäätös, luottamushenkilö, toimielin, kokouksen päivämäärä, asian käsittelytiedot, kuten asian tunnus ja tehtäväluokitus, asian nimeke, asian vireillepanijan tai asianosaisen (henkilö)tiedot.
Hallituskatu 20
Henkilöstötietojen tietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen henkilöstötietojen tietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena on hyvinvointialueen henkilöstön palvelussuhteiden, palkanmaksun, työvuorojen, poissaolojen, täydennyskoulutusten ja osaamisen hallinnointi.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat henkilöstöhallinnon tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelusuhdetiedot, palkan, palkkioiden ja korvausten sekä niiden määräytymistä koskevat tiedot, kulku- ja käyttöoikeudet, osaamisen ja osaamisen kehittämisen tiedot sekä työkyvyn ja -hyvinvoinnin tiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon.
Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa henkilöstöjohtaja Terhi Haapala, sähköposti terhi.haapala (at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella henkilöstöhallinnon tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Palvelusuhteiden hallinnan järjestelmä, rekrytointijärjestelmä, palkanlaskentajärjestelmä, osaamisen hallinnan järjestelmä, matka- ja kululaskujen järjestelmä, työvuorojen suunnittelun järjestelmät ja toimeksiantosuhteiden järjestelmä, kulunvalvonnan järjestelmä, käyttöoikeusjärjestelmä.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella henkilöstöhallinnon tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: Henkilötunnus, nimi, palvelussuhteen päivämäärät, hakemuksen päivämäärä, koulutuksen nimi päivämäärä, sopimustunnus.
Hallituskatu 20
Taloustietojen tietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen taloustietojen tietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena on taloushallinnon suunnittelu, seuranta ja toteuttaminen.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat taloushallinnon tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: Taloustiedot, toimintakertomus- ja tilinpäätöstiedot, kirjanpito ja maksuliikenteen tiedot, omaisuustiedot, palvelujen ja tuotteiden myynnin ja vuokrauksen tiedot, henkilöstökassan tiedot, asiakasmaksutiedot ja perintä- ja ulosottotoimien tiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa talousjohtaja Anu Helin, sähköposti anu.helin(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella taloushallinnon tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Kirjanpitojärjestelmä, konsernilaskennan järjestelmä, ostolaskujen järjestelmä, maksuliikennejärjestelmä, osto- ja myyntireskontrat, budjetoinnin järjestelmät, kassajärjestelmät.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella taloushallinnon tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: Asian nimi, asiakkaan nimi, toimittajan nimi, henkilötunnus, laskun numero, hankinnan kohde.
Hallituskatu 20
Terveydenhuollon potilastietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen terveydenhuollon potilastietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena on terveydenhuollon järjestäminen ja terveyspalvelujen tuottaminen.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat terveydenhuollon tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: Terveydenhuollon potilastiedot, joita ovat perusterveydenhuollon tiedot, erikoissairaanhoidon tiedot, suun terveydenhuollon tiedot, koulu- ja opiskeluterveydenhuollon tiedot, sosiaalihuollon palveluissa annetun terveydenhoidon tiedot, hälytystehtäviin liittyvät tiedot, tahdonilmaisut ja valtuutukset, asiakasmaksutiedot sekä potilashallinnon tiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetun kirjallisen tietopyynnön voi toimittaa osoitteella: Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue, sairauskertomusarkisto, Hanneksenrinne 7, 60220 Seinäjoki. Tarkemmat ohjeet: https://www.hyvaep.fi/tietoa-ja-ohjeita/asiakas-ja-potilastiedot/asiakirjapyynnot/
Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa johtajaylilääkäri Kirsti Kähärä, sähköposti kirsi.kahara(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111.
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella terveydenhuollon tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Terveydenhuollon potilastietojärjestelmä, terveydenhuollon erillisjärjestelmät, kliiniset järjestelmät, ensihoidon järjestelmät, diagnostiset järjestelmät, apteekkijärjestelmät, palvelusetelijärjestelmä, sähköisen asioinnin järjestelmä.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella terveydenhuollon tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: Henkilötunnus, nimi, kotikunta, palvelutapahtuma, hoidon syy, palveluyksikkö, palvelun ajanjakso.
Hallituskatu 20
Sosiaalihuollon asiakastietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon palveluiden järjestäminen ja tuottaminen.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat sosiaalihuollon tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: Sosiaalihuollon asiakastiedot, joita ovat ikääntyneiden palveluiden tiedot, lapsiperheiden palveluiden tiedot sisältäen opiskeluhuollon kuraattoripalveluiden tiedot, työikäisten palveluiden tiedot, lastensuojelun tiedot, perheoikeudellisten palveluiden tiedot, päihde- ja riippuvuustyön erityisten palveluiden tiedot, vammaispalveluiden tiedot, tahdonilmaisut ja valtuutukset sekä asiakasmaksutiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet:
https://www.hyvaep.fi/tietoa-ja-ohjeita/asiakas-ja-potilastiedot/asiakirjapyynnot/
Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa sosiaalijohtaja Tanja Penninkangas, sähköposti tanja.penninkangas(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sosiaalihuollon tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä, kotihoidon järjestelmä, toimintakykyjärjestelmä, palvelusetelijärjestelmä, sähköisen asioinnin järjestelmä.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sosiaalihuollon tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: Henkilötunnus, nimi, kotikunta, palvelutehtävä, palvelu, palveluyksikkö, palvelun ajanjakso.
Hallituskatu 20
Pelastustoimen tietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen pelastustoimen tietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena pelastustoimen järjestäminen ja pelastuspalveluiden tuottaminen.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat pelastustoimen tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: Pelastustoiminnan tiedot, varautumisen tiedot, onnettomuuksien ehkäisyn tiedot ja valvontatiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa pelastusjohtaja Harri Setälä, sähköposti harri.setala(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella pelastustoimen tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Pelastustoimen toimenpiderekisteri, hätäkeskusjärjestelmä, kenttäjärjestelmä, valvontajärjestelmä.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella pelastustoimen tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: nimi, henkilötunnus, kiinteistön yksilöintitiedot. Hakutekijät tarkentuu.
Hallituskatu 20
Tukipalvelujen tietovaranto
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tukipalvelujen tietovarantoon sisältyvien tietojen käsittelyn tarkoituksena on hyvinvointialueen eri toimintojen tukeminen.
Hallituskatu 20
Tietovaranto sisältää seuraavat tukitoimintojen tietoaineistot Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tehtävien osalta: IT-palvelunhallinnan tiedot, toimipistetiedot, kiinteistötiedot ja irtaimistotiedot.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Tietopyynnön perusteella tehtävästä tietojen luovutuksesta päättäminen on määrätty toimintasäännössä. Lisätietoja antaa hallinto- ja strategiapalveluiden toimialuejohtaja Tommi Niemi, sähköposti tommi.niemi(at)hyvaep.fi, puhelin (06) 4154 111 (vaihde).
Tietovarannon tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella tukipalvelujen tietoaineistojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: Kiinteistöhuollon järjestelmät, laitoshuollon järjestelmät, materiaalilogistiikan järjestelmät, ravintohuollon järjestelmät, verkko ja laitteet, taustajärjestelmät, alueellinen koodistopalvelin.
Hallituskatu 20
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella tukipalvelujen tietoaineistoista tietoja voidaan hakea tietoa mm. seuraavilla hakutekijöillä: Henkilötunnus, nimi, kiinteistön, laitteen tai irtaimiston yksilöintitiedot. Hakutekijät tarkentuu.
Hallituskatu 20